Avec SO-FA vous avez la possibilité d’envoyer vos documents (devis, factures, factures de situation, avoirs) par mail en cliquant sur l’icone « enveloppe » présente sur la ligne de chaque document
Cette fonction a été améliorée sur 3 points:
1) Possibilité de personnaliser le texte par défaut envoyé en accompagnement des mails
Dorénavant vous pouvez personnaliser le texte qui est envoyé avec les mails; un texte pour les devis et un autre pour les factures,factures de situation et avoirs :
Pour cela, aller dans le menu « Fichiers » , et choisir l’option « Paramètres » ; ensuite cliquer sur l’onglet « Textes Mails »
Dans l’écran qui apparaît vous pouvez personnaliser les textes qui seront envoyés en accompagnement des devis et des factures; voir illustration ci-dessous:
2) Possibilité de modifier à la volée le texte par défaut envoyé en accompagnement des mails
Pour envoyer un document par mail il suffit dans la liste de cliquer sur l’icone « enveloppe bleue »; prenons comme exemple l’envoi d’un devis comme illustré ci-dessous:
Lorsque vous avez cliqué sur l’« enveloppe bleue » une fenêtre apparaît, affichant le n° du devis et son montant, les coordonnées du client, ainsi que son mail.
Nota: le mail affiché est celui qui est renseigné dans la fiche du client concerné.
Dans cet écran, apparaît tout en bas le texte d’accompagnement par défaut: vous pouvez ici changer tout ou partie de ce texte avant de l’envoyer.
Pour envoyer le document par mail cliquer sur le bouton bleu « Envoyer document par mail’ .
Le document est envoyé par mail en pièce jointe au format PDF
Dans cet écran, apparaît tout en bas le texte d’accompagnement par défaut: vous pouvez ici changer tout ou partie de ce texte avant de l’envoyer.
Pour envoyer le document par mail cliquer sur le bouton bleu « Envoyer document par mail’ .
Le document est envoyé par mail en pièce jointe au format PDF
3) Possibilité de savoir si un document a déjà été envoyé par mail :
Lorsqu’un document a déjà été envoyé par mail vous pouvez dorénavant le savoir d’un coup d’oeil: en effet l’icône « enveloppe bleue » apparait avec un Point Rouge
Voir exemple ci-dessous :
Important : le fonctionnement expliqué ci-dessus pour les devis est le même pour n’importe quel autre type de document : factures, factures de situation ou avoirs.